Dlaczego warto dokumentować problemy w dzianiu firmy w związku z epidemią koronawirusa?

Duża część przedsiębiorców widząc skale obecnego problemu decyduje się na wyciągniecie ręki do swoich kontrahentów. Dochodzi do renegocjacji umów, rozłożenia zobowiązań na inne terminy oraz innych odpowiednich porozumień.

Uważam jednak, że dla bezpieczeństwa prawnego każdy przedsiębiorca powinien dokumentować wszelkie sytuację, w których obecna sytuacja wpływa na funkcjonowanie firmy. Takie wykazanie (przez nas niezawinionych) okoliczności uniemożliwiających normalne funkcjonowanie firmy, może bardzo przydać się w przypadku ewentualnych sporów.

Co warto dokumentować? Wszelkie aspekty działania firmy, które uległy zmianie z uwagi na stan epidemii, w szczególności takie jak:

• Nieobecność pracowników (np. na skutek przebywania na dodatkowym zasiłku opiekuńczym z powodu COVID-19, przebywających w kwarantannie, a nawet nie świadczących pracy z innych powodów pośrednio tylko związanych z epidemią)
• Brak możliwości korzystania z lokalu  (np. ograniczenia otwarcia godzin biurowca, w którym mamy siedzibę)
• Brak możliwości świadczenia pracy przez pracowników w trybie zdalnym
• Brak możliwości świadczenia całości lub znacznej części usług w związku z ograniczeniami administracyjnymi
• Brak możliwości sprawnego poruszania się osób i towarów po kraju i poza nim

Jeżeli obawiamy się, że możemy nie wykonać zobowiązania w terminie warto wysłać maila do kontrahenta z dokładnym wskazaniem sytuacji. Mając wyraźnie wykazane i opisane elementy uniemożliwiające prawidłowe działanie firmy możemy skuteczniej działać w bieżących negocjacjach z partnerami.

Tak samo ważne jest to z punktu widzenia ewentualnych przyszłych procesów sądowych. Pamiętajmy, iż w nowym postępowaniu gospodarczym dowód z dokumentu (też np. treści maili) ma niejako pierwszeństwo przed dowodem z zeznań świadka (np. z treści rozmowy przeprowadzonej z pracownikiem kontrahenta).

Powyższy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi porady lub opinii prawnej. Każda sprawa jest inna, tym samym zawsze niezbędne jest rozważenie konkretnych okoliczności sprawy w kontekście obowiązujących przepisów prawa. Stan prawny na dzień opublikowania artykułu.